Persondatapolitik

GENERELT

Foreningen har udarbejdet denne persondatapolitik for at klarlægge, hvorledes personoplysninger i Grundejerforeningen Kirsebærhaven, Mogenstrup skal håndteres.
Grundejerforeningen vil kun indsamle de absolut nødvendige personoplysninger på sine medlemmer og lejere af fælleshuset. De oplysninger som foreningen indsamler er:

• Navn (e)
• Adresse
• Fødselsdato
• Telefonnummer
• Mailadresse
• Bankkontonummer (Kun eksterne lejere af fælleshuset)

Disse personoplysninger er det som kaldes almindelige personoplysninger. Foreningen indsamler således ikke personfølsomme personoplysninger.

HVORDAN INDSAMLES PERSONOPLYSNINGER

Medlemmer der har bolig i foreningen 25. maj 2018 vil blive bedt om at skrive under på, at foreningen må behandle vedkommendes personoplysninger. Nye andelshavere vil i fm. køb af andelsbolig blive bedt om de nødvendige personoplysninger, hvilket jf. loven betragtes som tilladelse til at behandle disse.
De oplysninger, vi har om beboerne, skal være rigtige. Vi beder dig derfor om at meddele, hvis du fx skifter e-mailadresse eller telefonnummer.
Lejere af foreningens fælleshus, vil i fm. udfyldelse af formular med anmodning om leje af fælleshus, blive anmodet om at give samtykke til, at foreningen må behandle deres personlige data.

HVORDAN BEHANDLER FORENINGEN PERSONOPLYSNINGER

Personoplysninger anvendes kun til intern brug i foreningen og vil ikke blive videregivet til virksomheder m.fl.
Såfremt foreningen i sjældne tilfælde har behov for personfølsomme personoplysninger, vil korrespondance mellem medlemmer og foreningen der indeholder disse blive formidlet fysisk, og må således ikke sendes som vedhæftede filer til mails m.v. Personoplysninger indsamlet i fm. udlejning af foreningens fælleshus vil kun blive anvendt til kontakt mellem grundejerforeningen og lejeren.

Persondataansvarlig er FORMANDEN for foreningen.

HVORDAN OPBEVARES PERSONOPLYSNINGER

Personoplysninger kan i foreningen opbevares i såvel en fysisk som elektronisk form. Oplysninger opbevares normalt i aflåst skab i fælleshuset, men kan dog i kortere perioder opbevares hos enten kasserer som formand.

HVOR LÆNGE OPBEVARES PERSONOPLYSNINGER

Personoplysninger opbevares så længe personen er medlem af foreningen plus fem år. Efter fem år bliver oplysningerne slettet. Selvom du er fraflyttet, kan dit navn fortsat fremgå af foreningsdokumenter som generalforsamlingsreferater, bestyrelsesreferater og årsregnskaber. Personoplysninger på lejere af fælleshuset vil blive gemt indtil lejemålet er overstået og slettes senest 12 måneder efter lejemålets gennemførelse.

BRUG AF BILLEDER PÅ HJEMMESIDER, SOCIALE MEDIER OG INTERNETTET

Foreningen vil ikke uden samtykke oplægge portrætbilleder af enkeltpersoner på disse medier.

DINE RETTIGHEDER

Du har ret til efter anmodning at få følgende oplysninger:

• hvilke oplysninger, vi behandler om dig
• hvor oplysningerne stammer fra
• hvad vi bruger dine oplysninger til
• hvor længe, vi behandler dine oplysninger
• hvem, vi videregiver din oplysninger til

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Originaludgave pr. 25. maj 2018